LUNDS UNIVERSITET

Sektionen Ekonomi


----------------------------------------------------------------

25-Jul-2017 14:52:09 CEST


 

@

Prenumerera på Pengaktuellt m m
Du får Ekonomienhetens nyhetsbrev angående
förändringar inom det ekonomiadministrativa
området samt diverse andra ekonomiska meddelanden

@
Prenumerera på Driftmeddelanden
Korta driftsnotiser om Orfi, servicetelefoner o s v


Information från Ekonomienheten ( 2007-04-20 )

Ny rapport i Leverantörsreskontra (Intrastat-ej komplett) (070420)
Det finns en ny rapport i Leverantörsreskontra, Intrastat – ej komplett. Rapporten visar vilka fakturor som inte är kompletterade med intrastat-information. På rapporten visas leverantörsnamn, leverantörsnummer, fakturanummer samt vilket kostnadsställe som registrerat fakturan.

Vid beställning anges kostnadsställe om du endast vill se ett kostnads-ställe. Om parametern lämnas tom får du ut information för de kostnads-ställen som du har behörighet att se.

Fakturor från VIA Travel och fakturaadress (070419)
För att undvika att biljetter hamnar hos skanningleverantören kommer alla fakturor från VIA Travel att skickas direkt till respektive institution/enhet. Inom några månader förändras detta. Då får vi istället elektroniska fakturor från VIA Travel. Fram till dess måste varje institution/enhet själva skicka in fakturorna från VIA Travel till skanning. Adress: Lunds universitet, Box 188, 221 00 Lund. Vänligen informera samtliga berörda på din institution/enhet.

Redovisning av indirekta kostnader (070417)
En nationell grupp inom SUHF (Sveriges universitets- och högskole-förbund) har arbetat med att ta fram en gemensam modell för redovisning av indirekta kostnader. På Lunds universitet påbörjar vi nu arbetet med att förändra redovisningen av indirekta kostnader i enlighet med modellen. För mer information se bifogat dokument.

Räntefördelning (070410)
Räntefördelningen för kvartal 1 2007 är nu klar. Redovisning av institutionernas respektive ränta finns på redovisningsfunktionens hemsida.

Leverantörsfakturor till skanning (070403)
Leverantörsfakturor som ska skannas skickas till Lunds universitet, Box 188, 221 00 Lund.
Övergången till nya fakturaadressen har, för att de sista institutionerna ska hinnas med, blivit fördröjd ett par veckor. Utskick till leverantörerna med information om bl a nya fakturadressen, går ut strax efter påskhelgen. I samband med detta kommer även mer information att skickas ut till berörda inom LU.

Nytt Pengaktuellt nr 225 (070329)

Pengaktuellt nr 224 (070321)

Ny hemsida på gång (070307)
Inom kort kommer Ekonomienhetens hemsida att byta utseende för att följa universitetets centrala riktlinjer. Meddelande om exakt tidpunkt kommer bl a att skickas ut via ekonomimeddelande.

Backning av periodiseringar 12-06 (070215)
Ekonomienheten har nu backat de periodiseringar som gjordes
i bokslutet 2006. Löneposterna Upplupna löner har också backats.

2006 års kapitalförändring bokfördes i bokslutet på balanskonto
209000 Kapitalförändring enlig R R. Saldot på detta konto
har nu förts om till konto 207000 Balanserad kapitalförändring.
Obs! Eventuella kapitalflyttningar ska ske med konto 207100.
I EA handboken, avsnitt 6.2.2 Kapitalflyttning , framgår det
när kapitalflyttning får göras.

Inkomstperiodisering och resultatavräkning 2006 bokförda (070125)
2006 års inkomstperiodiseringar och resultatavräkningar är nu
bokförda i Orfi. OBS! Pågående koncernavstämningar mellan
statliga myndigheter kan ge upphov till ytterligare bokföring
på 2006.

Kontering av bidrag från ESF-rådet (070123)
Inbetalningar av bidrag från ESF-rådet ska konteras med koncernkod 11088 Arbetsmarknadsverket. Ekonomienheten har rättat alla inbetalningar av bidrag från ESF-rådet för 2006. Obs! Vid fakturering ska ESF-rådets koncernkod 11266 användas.

Vid frågor kontakta Kundgruppen.

Ny finansiärkod (070112)
Efter önskemål från Högskoleverket om mer detaljerade uppgifter om intäkter från EU så finns det fr o m 1 januari 2007 en ny finansiärkod i kodplanen. Det gäller det nya europeiska forskningsrådet (ERC) som ska redovisas på finansiärkod 4200. Se kodplanen för mer information. Vid frågor kontakta Kundgruppen .

Rapportuttag semesterlöneskuld i Primula (070111)
Personalenheten meddelar att det nu går att ta ut rapporten Semesterlöneskuld ur Primula för att stämma av posten intjänad ej uttagen semester t o m 2005. Rapport per 12-06 kan tas ut t o m 16 januari 2007. Saldot på konto 271200 i Orfi ska stämmas av mot totalsaldot i Primula (summan av kolumnerna Tillägg och Semesterlön). På konto 271400 redovisas de sociala avgifterna som hör till konto 271200. De sociala avgifterna redovisas inte i Primula. Kontrollera dock att rätt saldo finns på konto 271400 i Orfi (saldo på konto 271200*0,5006).

Avstämning av leverantörsskulder per 2006-12-31 (070110)
De institutioner som hanterar sina fakturor i Lupin kan inte stämma av leverantörsskulderna på det sätt som är beskrivet i Bokslut på institution (EA-handboken kapitel 8.3). Det beror på att momsen konteras på centralt kostnadsställe i Lupin och inte på det egna kostnadsstället som i Orfi. På rapporten Leverantörsskulder vid bokslut för inst i Leverantörsreskontra finns momsen med på en egen rad per faktura. Däremot är leverantörs-skulden på ekonomirapporten ”INST BR Avst” i Huvudboken utan moms.

För att stämma av leverantörsskulderna ska de institutioner som hanterar sina fakturor i Lupin göra på följande sätt:

•  Ta ut rapporten Leverantörsskulder per kostnadsställe i Leverantörs-reskontra. Rapporten tas ut per kostnadsställe. Summera och jämför med saldot på ekonomirapporten INST BR Avst i Huvudboken. Båda rapporterna visar leverantörsskulderna utan moms. Rapporten i Leverantörsreskontra går också att ta ut i ett intervall (Från kostnads-ställe- Till kostnadsställe). Den summerar då per kostnadsställe och leverantörsskuldkonto.

Har du frågor kring detta kan du ringa 24600 (tryck 1-1) eller skriva till Leverantörsgruppen.

Fakturor i Lupin vid bokslut (070109)
Ekonomienheten vill påminna om att för att fakturor i Lupin som avser 2006 ska bokföras på rätt period (12-06) måste dessa vara granskade och attesterade senast den 10 januari kl 1830.

Hur man söker fram fakturor för sitt/sina kostnadsställen för att få information om vilka fakturor som avvaktar granskning och attest se bifogat exempel.

Obetalda internfakturor 2006 (070109)
Det finns fortfarande många internfakturor som ännu inte blivit godkända. Sista dag att betala internfakturor är 10 januari kl 20.00. För vidare instruktion se länk.

Väntetider i Orfi (070108)
Det är för närvarande långa väntetider i Orfi, upp till 10 minuter. Det är då viktigt att inte tvinga sig ur Orfi, utan låta systemet gå. Annars finns det risk att systemet låser för samtliga användare. Felsökning pågår

Två nya medlemsstater i EU (070104)
Fr o m 1 januari 2007 ingår även Bulgarien och Rumänien i EU. Detta innebär att de varor som universitetet köper in från dessa länder ska intrastatredovisas. Läs mer om denna hantering i EA-handboken, avsnitt 3.3.3 Intrastat vid utrikeshandel inom EU. Det innebär även annan momshantering, se EA-handboken, kapitel 2.6 Moms och andra skatteregler.

Räntefördelning (070104)
Räntefördelningen för kvartal 4 2006 är nu klar. Redovisning av institutionernas respektive ränta finns på redovisningsfunktionens hemsida.

Efterlysning, mottagare till inbetalningar (070104)
Vi vill påminna om vår förteckning över oklara
inbetalningar som finns på kundfunktionens
hemsida . Här finns en hel del utländska inbetal-
ningar där vi inte fått svar från avsändaren och
Ekonomienheten har därför inte kunnat placera
inbetalningarna på rätt institution. Det gäller bl a
1 000 000 kr med texten Amb395/2006 och
EUR 72 567,90 från Fondazione IRCCS Istituto.
Sprid gärna denna förteckning till personer på
er institution som kan förväntas sakna dessa
inbetalningar.

Känner du igen någon inbetalning? Skicka i så
fall ett underlag till kundfunktionen via fax 24537,
eller via internpost hämtställe 31. Vid frågor kan
du även ringa 24600 (tryck 2-1) eller skriva till
adressen kund@eken.lu.se .

Rapporter med tillgängligt belopp 1 januari t o m ca 24 januari (070102)
Vi vill uppmärksamma er på att precis som vid förra helåret kommer man inte att kunna ta fram det aktuella tillgängliga beloppet i januari förrän periodiseringar och resultatavräkning bokförts i Orfi. Denna bokföring görs ca 24 januari. I LUPP kommer vi att under denna tid lägga in särskild information om detta. I Orfi kommer rapporterna Tillgängligt belopp aktivitet och tillgängligt belopp verksamhet/aktivitet att visa saldo per 2006-12-31, det kommer inte vara möjligt att beställa dessa rapporter med datum i januari. Vill man under denna tid ha dagsaktuell information om tillgängligt belopp ska de s k projektrapporterna tas ut.

Registrering i Leverantörsreskontran t o m 2007-01-10 (070102)
Bokföringsdatum måste registreras manuellt se instruktion .

Löneposter bokförda i Orfi (061227)
Nu är semesterlöneskulden samt posten upplupna löner bokförda i Orfi. Personalenheten meddelar dock att rapport Semesterlöneskuld i PRIMULA inte kommer att fungera förrän ca 9 januari. Enligt anvisningarna för Bokslut på institution anges att denna rapport ska tas ut senast den 10 januari för att kunna stämma av balansposten semesterlöneskuld.  Denna tid förlängs nu till den 15 januari. Vi återkommer med exakta tidpunkten när rapporten i Primula fungerar igen.

Fakturor i Lupin vid bokslut (061219)
För de institutioner som per 2006-12-31 hanterar sina fakturor i Lupin gäller speciella rutiner i bokslutet jämfört med den fakturahantering som sker i Orfi:

  • De fakturor i Lupin som har förfallodatum 2007-01-10 eller tidigare måste vara granskade och attesterade senast den 22 december för att bli betalda i tid .
  • För att fakturor i Lupin som avser 2006 ska bokföras på rätt period (12-06) måste dessa vara granskade och attesterade senast den 10 januari kl 1830.

Ovanstående kontroller görs lämpligen av administratören på institutionen genom att söka fram institutionens fakturor i Lupin löpande fram till den 10 januari. För att kunna söka upp alla fakturor i Lupin krävs en speciell behörighet (se alla fakturor). Kontakta lupin-helpdesk om denna behörighet saknas. Hur man söker fram fakturor för att få information om förfallodatum och vilka fakturor som avvaktar granskning och attest se bifogat exempel.

Information från Personalenheten (061218)
Personalenheten meddelar att det f n inte går att ta ut rapporten  Semesterlöneskuld ur Primula p g a tekniska problem. Denna rapport ska användas i samband med bokslut på institution. Detta kan även innebära att bokföring av ny semesterlöneskuld per 2006-12-31 blir fördröjd. Vi återkommer med besked när felet är åtgärdat.

Förändring av betalningar inom EU/EES (061215)
Som tidigare informerats på bokslutsträffarna är det obligatoriskt att fr o m 2007-01-01 ange kontonummer i IBAN-format (International Bank Account Number) för alla gränsöverskridande betalningar inom EU/EES i de lokala valutorna (CHF, DKK, EUR, GBP, ISK, NOK och SEK).

Vi kommer därför att se över leverantörsregistret, och stänga de leverantörer med betalning i ovanstående valutor som har annat mottagarkonto än IBAN-konto. För att aktivera dessa leverantörer igen behöver vi nya uppgifter på IBAN-konto och SWIFT-adress (BIC).

Internfakturering av fjärrlånekopior från Saga (061214)
Det har skickat s ut ett antal internfakturor gällande fjärrlånekopior från Saga. På grund av att referens saknades och att många av internfakturorna innehöll en felaktig koncernkod har de nu makulerats. De institutioner som fått felaktiga internfakturor behöver inte göra något åt dessa utan det kommer att skickas ut nya internfakturor.

Pengaktuellt nr 223 (061208)

Pengaktuellt nr 222 (061124)

Till dig som arbetar i Orfi och Lupin parallellt (061117)
Efter senaste uppgraderingen av Orfi har ett antal användare råkat ut för fel när de skulle logga in i Orfi med Internet Explorer eller att Internet Explorer kraschar när man ska gå till Lupin via e-postlänk. Detta går att undvika genom att öppna Orfi respektive Lupin i skilda Internet Explorer-körningar. I klartext: Om du har Orfi igång och ska öppna Lupin – klicka på Internet Explorer-symbolen och välj adressen www.proceedo.net . Använd INTE länken i e-posten som berättar att du har en faktura att granska. Det fungerar inte heller att bara öppna ett nytt fönster som man t ex gör när man väljer en favorit.

Bokslutsträffar inför bokslutet 2006-12-31 (061116)
OH-material-1

OH-material-2

Delegationsordning (061103)
Rektor har 2006-11-01 fattat beslut om ny delegationsordning för godkännande av beställning/anskaffningsbeslut och attest av faktura, reseräkning och utläggsräkning (tidigare benämnt ”teckna utbetalningsorder”). Nytt i förhållande till tidigare delegationsordning är att möjligheten att delegera har utökats och gjorts mer flexibel. För utgifter som berör prefekten/motsv personligen gäller att överordnad nivå skall godkänna/attestera dessa kostnader (ej stf prefekt som tidigare). I hanteringsföreskrift definieras begrepp, attesthierarkier och regler kring dokumentation och arkivering.

Beslutet träder ikraft successivt i samband med att institutionen går in i Lupin (universitetets nya system för elektroniska inköp och fakturahantering) dock senast 2007-04-01.

Räntefördelning (061011)
Räntefördelningen för kvartal 3 2006 är nu klar.
Redovisning av institutionernas respektive ränta finns på redovisningsfunktionens hemsida.

Aktuella räntesatser

Nyheter om Inköp och Upphandling (060920)
Sedan en tid tillbaka finns möjlighet att anmäla sig för att ta del av nyheter som rör inköp och upphandling. Nyheterna behandlar nya avtal och upphandlingar samt information i relation till detta.

Du anmäler dig via administrativa portalen.

Inloggning sker med din LUCAT-inloggning.

Under fliken inställningar, aktiverar du dig för att ta del av nyheter.

Sökfunktion i EA-handboken (060918)
Vi har nu lagt in en sökfunktion i EA-handboken.
För vidare information se bifogad instruktion.


Uppdaterat "Speciella faktureringsadresser" utlagt (060629)
Nu har Ekonomienhetens dokument med sammanställning av de företag och organisationer som använder sig av speciella faktureringsadresser uppdaterats och lagts ut på hemsidan . Vi vill samtidigt påminna om att det är viktigt att kontrollera detta dokument vid fakturering så att rätt adress används och rätt uppgifter lämnas till kunden som referens. Flera av kunderna skickar tillbaka vår faktura om adressen är fel eller information saknas och det orsakar då merarbete och försenad betalning.

Bland de nya adresserna återfinns bl.a. Högskolan Väst, Kungliga Vetenskapsakademien, landstinget i Värmland, Peab Sverige AB, Statens Fastighetsverk, Statens strålskyddsinstitut, Stockholms universitet, Umeå universitet och Vägverket.

Vid frågor kontakta inbetalnings- och kundfunktionen .

Driftinformation om låsningar i Orfi (060524)
På senare tid har vi haft en hel del problem med att Orfi ”låst sig” för flera användare. För att undvika att det sker vill Ekonomienheten lämna följande information och rekommendation till alla Orfi-användare.

 



 

 

 

 

----------------------------------------------------------------
Adress: Lunds Universitet, Sektionen Ekonomi, Box 117, 221 00 LUND
Telefon: 046-2220000, Fax: 046-2224537
Ansvarig utgivare: Ann-Kristin Mattsson
E-post: webmaster@eken.lu.se
Senast uppdaterad 2012-10-06